Manual de procedimientos para un consultorio nuevo

En este espacio hemos hablado en otras oportunidades sobre qué se necesita para abrir un consultorio, dando algunas recomendaciones generales para poder iniciar tu vida laboral como profesional de la salud.

Pero, además de la parte de organización, temas legales y empezar a dar consulta, hay que procurar hacer una adecuada planeación del consultorio.

En esta publicación hablaremos sobre la importancia y algunos consejos para poder hacer un manual de procedimientos. Los profesionales de la salud, rara vez nos preocupamos por este tipo de detalles, ya que la heterogeneidad de nuestras interacciones (cada paciente es diferente) pensamos que el mapear procesos o diseñar manuales es innecesario. Y en ocasiones, como trabajamos “solos” pensamos que no necesitamos diseñar instrumentos de este tipo. Hablaremos sobre la importancia de SÍ hacerlo.

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya al funcionamiento de la organización (por más pequeña que sea, pensando en un consultorio) que va a contener la información detallada, ordenada, sistemática e integral sobre las actividades y responsabilidades dentro de una organización.

El manual debe de llevar un orden y una estructura, una estructura recomendada es la siguiente:

  1. Introducción: señalaremos el objetivo del documento, incluir información sobre el ámbito de aplicación y debe ser breve y de fácil entendimiento.
  2. Objetivos del manual: debemos explicar qué se hace y para qué se hace.
  3. Procedimientos: aquí debemos desarrollar con el mayor detalle posible los procedimientos que vamos a realizar. Se debe hacer un desglose por cada procedimiento, en formato “por escrito” en donde detallemos el paso a paso del proceso, estableciendo responsables de su ejecución y el desarrollo de la actividad a realizar. Y después un diagrama de flujo en donde se expongan estas actividades de manera gráfica.

Estos temas, a nosotros como profesionales de la salud, nos pueden sonar muy áridos y complicados, sin embargo, si tenemos toda esta estructura “organizacional” en nuestro consultorio abonaremos para la calidad y la seguridad de nuestros pacientes, ya que sistematizamos nuestras actividades y evitamos variabilidad innecesaria.

Recuerden también que una parte importante hoy en día es que contemos con una póliza de responsabilidad civil profesional, GMX Seguros cuenta con una gama de pólizas que se adaptan a las necesidades de cada uno de nosotros y nuestra práctica.

¿Ustedes tienen manuales de procedimientos? ¿cómo hicieron para diseñarlos? Los invitamos a participar con nosotros en los comentarios.


Cofepris y mi consultorio

Si son profesionales de la salud han escuchado, o saben algo, por más general que sea sobre la COFEPRIS, muchas veces lo que sabemos se reduce a “es una organización del gobierno que tiene algo que ver con los medicamentos, o con los hospitales”, pero muchos médicos, principalmente recién egresados no saben más de esta organización, por lo que hoy hablaremos sobre qué es y qué hace la COFEPRIS y qué tiene que ver si pongo mi consultorio.

Empezamos por ¿qué es? La COFEPRIS es la Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios que tiene la misión de proteger a la población contra riesgos a la salud provocados por el uso y consumo de bienes y servicios, insumos para la salud, así como por su exposición a factores ambientales y laborales, la ocurrencia de emergencias sanitarias y la prestación de servicios de salud mediante la regulación, control y prevención de riesgos sanitarios.

Y entonces regresa la pregunta: ¿y eso qué con mi consultorio?

Al ser la encargada de regular los bienes, servicios e insumos, regula también a los prestadores de los servicios, ahí es donde entramos nosotros con nuestros consultorios.

Contando con un consultorio, debemos dar Aviso de Funcionamiento ante COFEPRIS (esto solo hablando de consultorio, algunos establecimientos requieren Licencia Sanitaria, de lo que no hablaremos hoy), hay que llenar un formato y seguir un proceso (el cual puede ser en línea), indicando un responsable sanitario, expresando las características y tipo de servicios que prestamos.
Ahora, no solo es dar el Aviso y con eso cumplimos, la COFEPRIS tiene facultades para hacer visitas a los consultorios, y si así lo considera, puede imponer sanciones si no se cumple con la normatividad vigente.

¿Qué normatividad debo cumplir?

Hemos hablado en otras publicaciones sobre ella, por lo que en esta ocasión solo haré mención de algunas de las normas que debemos observar para poner un consultorio: NOM-005-SSA3-2010, NOM-087-SEMARNAT-SSA1-2002, NOM-004-SSA3-2012, NOM-016-SSA3-2012, NOM-026-STPS-2008, NOM-223-SSA1-2003.

Y, ¿qué pasa si no cumplo?

La COFEPRIS puede imponer sanciones desde: multas (que llegan a ser de algunos millones de pesos), amonestaciones, clausura temporal o definitiva y hasta arresto.

Si esto no es razón suficiente para que lo hagamos, solo piensen los años que llevó prepararse para llegar a donde están, para que por una omisión administrativa tengamos multas, clausuras o hasta arresto por no cumplir las normas. En estas publicaciones hablamos mucho sobre como la medicina es mucho más que solo la práctica clínica, cosa que no se hablaba en lo absoluto antes, pero es fundamental que los profesionales de la salud tengamos conocimiento de estos temas.

¿Su consultorio cumple con la normatividad vigente? ¿Qué les falta, o como le hicieron para cumplir? Los invitamos a participar con nosotros en los comentarios.


Componentes clave en la administración de riesgos

La administración de riesgos dentro de las instituciones de salud debe ser una constante, el compromiso por la calidad y la seguridad de los pacientes es algo que debe ir incluido desde la misión y visión de todas las instituciones de salud, entendiendo que nuestra razón de ser es el paciente, y su seguridad y su bienestar debe ser lo principal para nuestra operación.
A continuación, les compartimos 9 puntos clave para una administración de riesgos robusta, efectiva y eficiente, que debe considerar todo administrador de riesgos en un contexto sanitario:

1.- Identificar riesgos: la administración de riesgos incluye enfrentarse en muchas ocasiones a riesgos nuevos u ocultos, lo que representa retos importantes. Debemos apoyarnos del uso de datos, del conocimiento de la institución y de la industria de salud, así como escuchar a todos: personal, administrativos, pacientes y terceros pagadores; para poder identificar riesgos que pudieran ser difíciles de anticipar.

2.- Cuantificar y priorizar riesgos: ya que se identifican los riesgos, es importante que los estratifiquemos y prioricemos basados en la probabilidad de ocurrencia y su impacto, para poder dirigir recursos y asignar responsabilidades basados en estos resultados.

3.- Investigar y reportar eventos centinela: tener un plan establecido para analizar eventos centinela provee a la institución con calma y dirección en momentos que pueden ser críticos. El que la institución sea transparente con la información favorece a que se implementen y evalúen acciones correctivas. Para esto hay que promover un ambiente de respeto, confianza y cooperación entre el staff y el liderazgo de la institución.

4.- Realizar reportes de cumplimiento: existen situaciones que se deben identificar, documentar y reportar; como son eventos centinela, errores de medicación, malfuncionamiento de dispositivos médicos, cirugías en sitio incorrecto y lesiones de trabajo, entre otros.

5.- Documentar y aprender de “Cuasifallas”: cuando los incidentes se evitan, ya sea por intervenciones o por suerte. Se deben registrar para aprender de ellos..

6.- Pensar más allá de lo obvio para descubrir fallas latentes: las fallas activas (que son resultado de errores) son evidentes y fácil de identificar. Pero las fallas latentes son más difíciles de identificar, y esto se logra a través del análisis y pensamiento crítico. Cuando busquemos la causa de los eventos adversos, debemos considerar fallas en el sistema que suelen ser menos evidentes

7.- Usar modelos establecidos para el análisis de incidentes: los modelos de análisis de riesgo sirven para identificar fallas latentes, así como para establecer relación entre riesgos. Algunos de estos modelos son el análisis causa raíz o el análisis modal de fallos y efectos.

8.- Invertir en un robusto sistema de información de administración de riesgos: existen diferentes plataformas para identificar y administrar riesgos en el mercado. Estos sistemas proveen herramientas para documentar incidentes, trazadores, reporte de tendencias, y comparativos de la industria. Estos sistemas favorecen a la mejoría del desempeño a través de información confiable, y disminuyen costos y riesgos.

9.- Encuentra el balance adecuado entre financiamiento/transferencia/retención de riesgos: el financiamiento de riesgos habla sobre los métodos que tiene una organización para cubrir de manera efectiva las pérdidas económicas ocasionadas por los riesgos. Esto incluye la transferencia de riesgos, habitualmente realizada a través de contratación de pólizas de seguro.

Estos puntos pueden servir como punto de partida a un administrador de riesgo, o a una institución de salud que quiera tomar seriamente la administración de riesgos dentro de su institución.

¿Consideran que en las instituciones que laboran, existe un compromiso real por la calidad y la seguridad de los pacientes? ¿Se llevan a cabo estos puntos? Los invitamos a participar en la sección de comentarios.


Telemedicina en México

La pandemia nos ha obligado a adaptarnos a todos, no solo en el contexto sanitario sino en todos los rubros, la implementación de “home office” y el uso de estrategias digitales para todas nuestras necesidades se ha hecho más intenso en este periodo.

En medicina, nos obligó a replantearnos como atendemos a nuestros pacientes, ya que desde el inicio de la pandemia la atención se detuvo, miles y miles de pacientes con diferentes enfermedades dejaron de acudir al médico a solicitar consulta o a obtener seguimiento de enfermedades crónicas, algunas tuvieron el beneficio de las consultas a distancia, en la que en muchas ocasiones los profesionales de la salud haciendo esfuerzos por adaptarse y atenderlos lograban dar una consulta más o menos efectiva.

Esta realidad nos ha obligado a recurrir a la telemedicina en muchas especialidades, y aún hoy, que muchas (si no es que todas) las actividades ya están abiertas, muchos pacientes siguen con temor de acudir a un consultorio o a un hospital. Por lo que debemos entender en donde estamos parados en los avances de telemedicina y salud a distancia en el país, con la finalidad de ofrecer servicios de la mayor calidad, velando por la seguridad de nuestros pacientes.

Marco normativo en México

El marco normativo actual en tema de Telemedicina en México cuenta con un rezago importante, en 2015 se propuso un Proyecto de Norma Oficial Mexicana 036, para la regulación de la atención médica a distancia. Proyecto que fue cancelado en 2018.

La Ley General de Salud (LGS) en el artículo 32 dice:

“Se entiende por atención médica el conjunto de servicios que se proporcionan al individuo, con el fin de proteger, promover y restaurar su salud.

Para efectos del párrafo anterior los prestadores de servicios de salud podrán apoyarse en las Guías de Práctica Clínica y los medios electrónicos de acuerdo con las normas oficiales mexicanas que al efecto emita la Secretaría de Salud”

En este sentido da pie para el uso de medios electrónicos, o uso de tecnología para brindar atención médica, sin embargo, no especifica de que medios se dispone, o cuales se deben evitar; lo que queda sujeto a interpretación.

**Se deben considerar también las leyes de protección de datos personales, ya que las plataformas de tecnología que se utilicen deben cumplir con regulaciones vigentes en este sentido. Considerando que el paciente debe poder acceder y aceptar el manejo que se le da a su información.

La Reforma de Telecomunicaciones de 2013 dispone que el Gobierno Federal es el encargado de asumir la política de inclusión digital universal, en donde incluyen aplicaciones de telesalud, telemedicina y expediente clínico electrónico.

Con base a esa reforma se establece la Estrategia Digital Nacional, la cual establece la política digital integral de salud. El Centro Nacional de Excelencia Tecnológica en Salud (CENETEC), cuenta con una Dirección de Telesalud, en donde se hacen esfuerzos por promover el tema, sin embargo, no es de observación y obligación de cumplimiento. Por lo que no se considera marco normativo.

El Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención Médica, en su artículo 9 dice:

“La atención médica debe llevarse a efecto de conformidad con los principios científicos y éticos que orientan la práctica médica.”

Los principios éticos fundamentales que guían la práctica médica son no maleficencia, beneficencia, autonomía y justicia. Considerando estos cuatro principios es importante tomar en cuenta que el de beneficencia puede estar comprometido en la atención médica a distancia, ya que el no poder tener una consulta, en la cual incluya una exploración física es factible el poder cometer errores diagnósticos, lo cual aunque el profesional busque no dañar (no maleficencia) puede que su diagnóstico y tratamiento no cumplan el principio de beneficencia.

En cuanto al principio de autonomía, se incluye fundamentalmente el otorgamiento del consentimiento válidamente informado, del cual los pacientes deberán proveer su autorización previa a la teleconsulta.

El mismo reglamento, en su artículo 64 habla sobre la expedición de las recetas médicas. Las cuales deben cumplir con ciertas características: nombre del médico, nombre de la institución que expide el título profesional, número de cédula profesional, domicilio de establecimiento, fecha de expedición y firma autógrafa (también aceptada en firma digital) del profesional de la salud.

En este sentido, las plataformas digitales deben de cumplir estas características cuando expidieran recetas médicas.

El 24 de marzo del 2021 se presenta en la Cámara de Diputados la “Iniciativa que Expide la Ley de Salud Digital”. La cual tiene como objetivo regular la Salud Digital, la Telemedicina, el Expediente Clínico Electrónico y la Receta Médica Electrónica. En esta iniciativa se considera también que se debe hacer un registro de los profesionales de la salud (personas físicas o morales habilitados para ofrecer servicios médicos a distancia) autorizados por el CENETEC. Pero esta iniciativa no ha sido aprobada por el poder legislativo.

Puntos Clave a considerar.

  1. Obtención de consentimientos debidamente llenados.
  2. Garantía de privacidad y confidencialidad. Incluyendo el cumplimiento de las Leyes de Protección de Datos Personales.
  3. Contar con protocolos de atención en emergencias (referencias a servicios de emergencia).
  4. Contar con protocolos de atención clínica basados en Guías de Práctica Clínica.
  5. Cumplir con las características necesarias en las recetas médicas.
  6. Registro de las consultas como en consulta presencial (expediente clínico integrado conforme a la NOM)

¿Ustedes usaron la tecnología para ofrecer consultas a distancia para sus pacientes? ¿Qué creen que haga falta para una telemedicina de calidad? Los invitamos a participar con nosotros en la sección de comentarios.

 

Referencias:


Regulación de Salud Digital en México

La pandemia provocada por el SARS-CoV2, evidenció lo atrasado que se encuentra el sector salud en general (tanto sector público como sector privado) en la capacidad de adaptarse y en la capacidad de ofrecer soluciones digitales para acceder a servicios médicos.

Y se entiende, ya que hemos concebido la medicina como “el arte de sanar”, se entiende que un prestador de servicios (un médico, nutriólogo, psicólogo, etc) debe ver, interrogar, explorar, evaluar a un paciente para poder integrar la información y ofrecer un tratamiento adecuado y oportuno. Y aunque esto se mantiene como cierto en algunas patologías, hay casos en los que debemos de usar las herramientas digitales a nuestra disposición para poder atender a los pacientes, sin perder la calidad, ni poner en riesgo su seguridad, salvaguardando su integridad y su salud siempre. Y tanto los profesionales de la salud, como los pacientes, debimos hacer uso de estas tecnologías a raíz de la pandemia.

Sin embargo, ya que se empieza a analizar el manejo de la emergencia, vamos evidenciando la falta de regulación, la falta de pronunciamientos claros y precisos sobre los organismos reguladores en este sentido, y vemos que hemos usado diferentes estrategias que ni siquiera están reguladas o consideradas en la ley.

En este sentido, se ha presentado ya en la Cámara de Diputados una propuesta de ley que modifica algunas disposiciones de la Ley General de Salud en materia de Salud Digital, destacando entre ellas la aplicación de la Receta Digital, del uso de tecnología para monitorización de la salud, haciéndolo escalable a la población en general basándose en accesibilidad e interoperabilidad; así como facilitando el acceso a pacientes y profesionales de la salud a un expediente clínico electrónico (consideración que me parece muy atinada, pero difícil por la protección de datos personales).

Lo que sí me parece un hecho es que la digitalización de la salud está aquí, y está para quedarse, por lo que es urgente que se cuente con claridad en esta materia.

¿Ustedes que herramientas usaron para poder ofrecer servicios durante la pandemia? ¿Qué consideran que hace falta para una correcta digitalización de la salud en México? Los invitamos a participar con nosotros en los comentarios.